EMAIL

Los errores más comunes al redactar un e-mail

l e-mail, es una herramienta infaltable dentro de las empresas, ya que facilita la comunicación y optimiza los procesos, permitiendo que la distancia no sea un obstáculo y que varias personas, al mismo tiempo, sean informadas y puedan tomar decisiones de manera casi inmediata.

El correo electrónico en el contexto del trabajo, se ha transformado en una herramienta formal, que permite dejar constancia de solicitudes y/o acuerdos que se establezcan. Pero comunicarse por este medio, no tan sólo basta con escribir lo que pensamos o requerimos, pues una idea mal redactada puede causar malos entendidos, retrasar procesos y hasta afectar la productividad.

Muchas veces resulta más difícil dominar correctamente la comunicación escrita que la verbal. De ahí la importancia de preocuparse de aspectos como la redacción y ortografía. Recuerda que el e-mail muchas veces es el único punto de encuentro entre los destinatarios, y una palabra mal escrita o la falta de formalidad puede dejar ver tu lenguaje precario y la falta de rigurosidad profesional.

Trabajando.com te entrega una lista de los errores más comunes al redactar un e-mail, así en tu próximo correo estarás consiente de las faltas que estás cometiendo.

1. Pasar por alto el saludo o la despedida: si olvidas el saludo, comenzaste de pésima forma una negociación o solicitud, porque da la sensación que tu actitud es muy severa y estricta. Algo similar ocurre con el cierre, omitirlo resulta déspota y poco respetuoso para el receptor.

2. Excesivamente pomposo: hasta aquí está claro que el saludo y despedida son dos principios básicos, pero recuerda que todo está en el equilibrio. No exageres con tecnicismos ni formalismos, esto puede alejar al receptor en vez de acercarlo.

3. Mantén la formalidad: por mucha confianza que haya con el receptor, recuerda que están en el trabajo y todos los e-mails son un respaldo para los procesos o decisiones laborales. Conserva la formalidad que exige un contacto profesional y la accesibilidad de un lenguaje cercano.

4. Reglas ortográficas: descuidar las reglas ortográficas deja al descubierto el nivel educacional de las personas y la falta de dedicación. Mantener una excelente ortografía, es sinónimo de calidad y credibilidad como profesional.

5. Entrar en detalles personales: cuando debas justificarte por algún motivo personal, sólo acótalo a eso, pero no entres en mayor detalle, a nadie le importa si peleaste con tu marido o que tu hijo le dio un berrinche. Los asuntos profesionales deben ser resueltos de igual modo.

6. Resolver conflictos laborales: todos los roces o conflictos deben ser resueltos cara a cara, este medio sólo logrará que los malos entendidos aumenten y generen un mal clima.

7. Responder con copia a todos: que un correo vaya dirigido a varias personas no necesariamente significa que debas copiar a todos con tus respuestas, sólo en caso que sea un tema que todos deben resolver en conjunto, lo debes hacer. En los correos de trabajo es importante que no haya un historial enorme de un solo correo.

8. Escribir todo en la misma línea: se entiende que los mensajes de trabajo se escriben con la intención de abordar varios temas en un envío, por eso debes cambiar de línea cuando cambies de tema, incluyendo el saludo. El contenido es más claro para el receptor y además, esto resulta más fácil de recordar, ya que es una forma de ir enumerando las solicitudes que vas realizado.

9. Usar abreviaturas o emoticones: en ocasiones el emisor quiere que el receptor entienda que está satisfecho o conforme con una decisión tomada y añade una cara feliz al texto. Esto resta seriedad al contenido y dan una mala imagen de la persona que se encuentra al otro lado de la pantalla.

Ernesto Velarde, country manager de Trabajando.com Perú, señala que “cada día dedicamos más tiempo para leer, responder y darle seguimiento a una inmensa cantidad de correos, de los que muchos, son copias innecesarias o con falta de información, lo que ha llegado a una situación que más que ahorrar tiempo, nos quite tiempo”.

“Por eso, algunas empresas han optado por chat internos, donde puedan resolver instantáneamente los problemas y sólo utilizar el correo electrónico en los procesos rigurosos que necesiten respaldo y formalidad” agrega Velarde.FUENTE TRABAJANDO.COM